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DESTINATAIRES : Membres du conseil d’administration / Présidents des associations régionales

DE : Serge Sabourin, président

DATE : Le 10 mai 2016

OBJET : Convocation à l’assemblée générale annuelle 2016

Hôtel Estérel

39, boulevard Fridolin-Simard

Estérel (Québec) J0T 1E0

www.esterel.com

 

Vous trouverez ci-joint le formulaire de désignation du délégué régional votant, soit le président de l’association régionale ou son représentant. Ce formulaire doit nous être acheminé d’ici le 30 mai 2016.

LA DÉSIGNATION DES ADMINISTRATEURS DE SECTEURS

Voici le résultat du choix fait par les ARG des secteurs 2 et 4 des deux membres qui vont siéger sur le conseil d’administration de la FGQ à partir de l’AGA du 11 juin 2016.

Les ARG du secteur 2 ont désigné Luc Mercier comme représentant au CA

Les ARG du secteur 4 ont désigné Helen Brossard comme représentante au CA

LE VOTE LUI-MÊME

Chaque membre du conseil d’administration a droit à un vote qu'il doit exercer personnellement.

Les délégués des associations régionales ont droit chacun au nombre de votes déterminé à l’avance qu’ils doivent exercer personnellement et calculé en fonction du nombre de membres individuels provenant de leur région affiliés à la fédération au 31 août précédant l’assemblée. Le vote par procuration n’est pas permis.

TABLEAU DES VOTES PAR RÉGION

LES DOCUMENTS FOURNIS SUR PLACE

À l’assemblée annuelle, les documents suivants vous seront fournis :

• le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle 2015

• le rapport annuel incluant les états financiers vérifiés pour l’exercice se terminant le 31 mars 2016 et le rapport d’activité de la Fédération de gymnastique du Québec

LES DOCUMENTS À FOURNIR PAR LES ASSOCIATIONS RÉGIONALES

Afin de pouvoir exercer votre droit de vote lors de l’AGA, vous devez remplir le formulaire du délégué votant joint à la fin du document.

Afin d’être en règle et aptes à recevoir les subventions allouées, vous devrez nous acheminer, suite à vos assemblées générales annuelles respectives, les documents suivants :

• l’avis de convocation et l’ordre du jour de votre AGA 2016

**la liste des destinataires de cet avis de convocation doit être lisible**

• le procès-verbal de votre AGA 2016

• le rapport financier adopté lors de cette AGA

• les coordonnées à jour des membres du conseil d'administration en place alors

• les règlements généraux (s’ils ont été révisés)

Un suivi rigoureux est désormais exercé sur ces formalités et le versement des subventions est lié à la conformité du statut de membre en règle de chacune de vos associations régionales.